Warum sich Excel nur bedingt als Seminarverwaltung-Software eignet?

Excel ist eines der am weit verbreitesten Tabellenkalkulationsprogrammen und sehr einfach zu verwenden. Es bietet neben dem Analysieren von Daten auch die Möglichkeit Daten zu verwalten. Da liegt es nahe, Excel zum verwalten von Daten zu nutzen. Und in vielen Unternehmensbereichen fängt damit die Misere an. 

In diesem Blog Beitrag möchte ich Dir die Herausforderungen von Excel mit dem Beispiel einer Seminarverwaltung darlegen. 

Wie so oft, muss schnell eine Lösung geschaffen werden. In unserem Beispiel geht es darum, dass eine Firma Seminare für interne und externe Mitarbeiter anbietet. Die schnellste und einfachste Möglichkeit ist Excel. Hat jeder schon mal bedient und jeder kennt es. Es ist meißt mit keinen Zusatzkosten verbunden und schon ist Mitarbeiterliste aufgebaut. Um auch die externen Teilnehmer zu verwalten, lasse ich mir einen Kunden Export von unserer IT aus dem Warenwirtschaftssystem geben. Jetzt nur noch die Kunden importieren und schon kann ich loslegen. Ahh, noch eine Tabelle für die Seminar aufbauen und dann noch eine zwischentabelle zum Verwalten der Seminarteilnehmer zu einem Seminartermin. Und mit der S-Verweis Funktion von Excel bekomme ich die Daten schnell zusammen. Dann baue ich mir noch ein Teilnehmerzertifikat. Und Schwups habe ich mir eine Seminarverwaltung gebaut.

Bei 80 Seminaren mit durchschnittlich 1.000 Teilnehmern per Year ist die Lösung absolut geeignet. Im Lauf der Zeit, nehmen die Seminare zu, und analog dazu auch die Anforderungen an eine Seminarverwaltung.

Was zu aller erst eine große Hilfe war, entpuppt sich als eine geschäftskritische Anwendung. 

Aber kommen wir erst einmal zu den wesentlichen Punkten, warum Excel als Seminarverwaltung irgend wann nicht mehr das gelbe vom Ei ist.

• Fehlende Transparenz: Mit der Zunahme von Tabellen, Ablage von Dokumenten in unterschiedlichen Ordnern, Zusammenhanglosen Tabellen etc. wird es wirklich schwierig den Überblick zu behalten. 
• Zeitfresser: Excel gestaltet sich mit der Zeit als Zeitfresser, da es keinen nahtlosen Übergang innerhalb der Seminar Kernprozesse gibt. Dokumente, wie Zertifikate, Rechnungen, Registrierungsbestätigungen, Feedbackbögen etc. werden irgendwo anders auf dem Dateisystem verwaltet. Die Suche gestaltet sich als zeitaufwendig. 
• Zusammenarbeit: Excel eignet sich nur bedingt zur Zusammenarbeit von mehreren Benutzern in Echtzeit.
• Automatisierung: Excel eignet sich nicht für die Zusammenarbeit von mehreren Benutzern in Echtzeit, was bei der Verwaltung von Seminaren, bei denen es viele verschiedene Beteiligte gibt, problematisch sein kann.
• Skalierbarkeit: Excel kann bei großen Datenmengen langsam und unzuverlässig werden. Für die Verwaltung von Daten eignet sich Excel nur bedingt und irgend wann ist der Einsatz einer professionellen Datenbank notwendig.
• Zugriffskontrolle: Excel ermöglicht keine einfache Kontrolle darüber, wer auf Daten zugreifen und sie bearbeiten kann.
• Datenintegrität: Excel bietet keine oder nur unzureichende Funktionen zur Überprüfung von Daten, automatischen Sicherungen oder Überwachung von Änderungen.

Aus einer Excel Arbeitsmappe werden mit der Zeit viele Anwendungen, da Excel nur für einen Bruchteil der Verwaltungsaufgaben geeignet ist. Durch die Verwendung von unterschiedlichen Software-Tools zur Seminarverwaltung, wird die tägliche Arbeit für die Seminarmanager zu einer Tortur.
Eine nahtlose Verbindung zum Online-Portal gestaltet sich als ein gemurkse, Restplätze werden nicht angezeigt, dass Kundenerlebnis bei einer Seminarbuchung geht auf Kosten von unzählig vielen Arbeitsstunden. Ein digitales Teilnehmer- und Trainer Portal fehlt gänzlich. Der Austausch von Informationen, erfolgt postalisch oder über E-Mail.

Mitarbeiter machen Überstunden um die steigende Anzahl von Seminarteilnehmern zu verwalten, Prozesse werden auf Mitarbeiter aufgeteilt, weil ein Mitarbeiter den gesamten Prozess nicht mehr überblickt. Die Seminarverwaltung gestaltet sich als zeitaufwendig und nicht skalierbar.

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